1. Lên ý tưởng mở cửa hàng văn phòng phẩm nhỏ

Lên ý tưởng cho cửa hàng văn phòng phẩm nhỏ của bạn rõ ràng là yếu tố quan trọng nhất, quyết định đến định hướng kinh doanh, nguồn vốn hay nguồn nhập hàng.

Vì vậy, hãy chắc chắn là bạn đã có một định hướng rõ ràng về mô hình kinh doanh, nguồn vốn phù hợp, đối tượng hướng đến để có thể bắt đầu việc lên kế hoạch kinh doanh thật chi tiết, rõ ràng và hiệu quả nhất.

Hãy bắt đầu với một ý tưởng về mô hình kinh doanh mà bạn muốn và theo đuổi sau này, đó có thể là một hiệu sách nhỏ, kết hợp bán văn phòng phẩm cần thiết cho học sinh và người làm văn phòng. Hay đó có thể là một tổ hợp văn phòng phẩm kết hợp hàng tiêu dùng thiết yếu. Hoặc “mạo hiểm” hơn một chút là mô hình kết hợp văn phòng phẩm, hàng tiêu dùng và khu giải trí nhằm thu hút khách và mang lại doanh thu tốt hơn cho việc mở cửa hàng văn phòng phẩm của bạn.

Lựa chọn mô hình cửa hàng văn phòng phẩm là yếu tố quan trọng hàng đầu

2. Lên kế hoạch mở cửa hàng văn phòng phẩm

Kế hoạch luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu để bạn có thể bắt đầu mở cửa hàng văn phòng phẩm và duy trì hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả nhất, giảm thiểu tối đa các rủi ro trong quá trình kinh doanh. Hãy cố gắng bắt đầu với một kế hoạch càng chi tiết càng tốt, vạch rõ những yếu tố quan trọng nhất để bắt đầu kinh doanh thuận lợi:

• Nghiên cứu thị trường
• Lựa chọn địa điểm
• Nguồn vốn mở văn phòng phẩm
• Tìm kiếm, lựa chọn nguồn hàng
• Xây dựng chính sách giá
• Quản lý cửa hàng
• Tiếp thị

3. Nghiên cứu thị trường

Kinh doanh văn phòng phẩm không còn là một “của hiếm” trong xã hội hiện tại nhưng xu hướng “mọc lên” của các cửa hàng văn phòng phẩm vẫn ngày một tăng lên. Bởi đơn giản mà nói, nhu cầu học tập, sử dụng văn phòng phẩm không thể giảm đi và việc mở cửa hàng văn phòng phẩm sẽ luôn có “đất” để diễn. Tuy nhiên, bạn không thể mở đại một cửa hàng mà không hề quan tâm đến nhu cầu, nhân khẩu học hay thậm chí là đối thủ của bạn ở khu vực đó. Bởi nói một cách dễ hiểu, sẽ là sai lầm nếu bạn đặt cửa hàng “bé nhỏ” của mình ở một khu sầm uất ngay cạnh những “ông lớn” đầy tên tuổi trong ngành văn phòng phẩm phải không nào? Chính vì vậy, hãy luôn chú ý đến việc nghiên cứu thị trường, nhu cầu của người dân hay đối thủ bằng cách phỏng vấn trực tiếp hay khảo sát dễ dàng bằng các câu hỏi khảo sát.

4. Tìm kiếm và lựa chọn địa điểm

Nghiên cứu kỹ về địa điểm kinh doanh. Cố gắng chọn những địa điểm dễ tìm dễ thấy (cân nhắc kỹ với khả năng tài chính). Nằm gần trường học, siêu thị, trung tâm thương mại, công ty… là tốt nhất. Địa điểm bán hàng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng lớn tới sự phát triển của cửa hàng.

Tuy nhiên, mở văn phòng phẩm nhỏ, bạn không có nhiều tiền đầu tư cho tất cả các hạng mục như: giá kệ, tiền thuê địa điểm. Ngay cả nhập nguồn hàng đôi khi cũng không được nhiều như ý muốn.

Hãy lựa chọn những địa điểm phù hợp khi nghiên cứu thị trường

Mách nhỏ với những bạn muốn mở cửa hàng văn phòng phẩm nhỏ để kinh doanh là hãy chọn những nhà đầu ngõ, đầu phố, gần các trường học (tiểu học, trung học, đại học,…). Đó là địa điểm tuyệt vời để mở cửa hàng sách văn phòng phẩm nhỏ nhé.

Đặc biệt, nếu bạn là một mô hình kinh doanh văn phòng phẩm bán buôn mà khách hàng chính là các cơ quan, trường học thay vì khách lẻ thì vị trí mặt tiền đẹp dường như là vấn đề không cần quan tâm quá nhiều. Bởi bạn chỉ cần kho hàng và một văn phòng giao dịch để gặp gỡ các khách hàng của mình và hoàn toàn có thể liên hệ qua các kênh trực tuyến.

Vì vậy vị trí mặt bằng không cần đẹp để giảm bớt chi phí, chỉ cần diện tích mặt bằng rộng vì hàng văn phòng phẩm rất nhiều và cồng kềnh. Cụ thể như: sổ sách, giấy photo, giấy in, bìa, file hồ sơ, kệ nhựa văn phòng, đồ nhu yếu phẩm,… với diện tích khoảng 70 – 100m2.

5. Chuẩn bị vốn, chi phí

Mở văn phòng phẩm cần bao nhiêu vốn? Vốn đầu tư ban đầu khi mở cửa hàng văn phòng phẩm nhỏ từ 70 – 100 triệu dùng cho mô hình cửa hàng 20m2 – 40m2, dùng cho các khoản chi như sau:

• Thuê mặt bằng
• Sửa chữa, trang trí cửa hàng
• Trang bị bàn ghế, tủ kệ
• Các thiết bị, công cụ, dụng cụ
• Nhập hàng
• Chi phí quản lý cửa hàng
• …..

Tùy vào mô hình kinh doanh, quy mô cửa hàng, nguồn vốn bạn cần bỏ ra là khác nhau. Ở thời gian đầu khi mở cửa hàng sách văn phòng phẩm, người kinh doanh có thể quan tâm nhiều hơn đến các chi phí cố định như thuê mặt bằng, nhập hàng hay các dụng cụ phục vụ việc bán hàng.

Với một số lượng vốn không quá lớn như trên, bạn đã có thể mở cửa hàng văn phòng nhỏ rồi đấy. Nhớ có cả vốn dự phòng cho ít nhất 3 tháng đầu kinh doanh. Nếu còn không gian có thể kết hợp với các dịch vụ đi cùng khác.

Luôn chuẩn bị mọi chi phí cần thiết cho việc mở cửa hàng văn phòng phẩm

6. Tìm nguồn hàng văn phòng phẩm

Để tìm kiếm một nguồn hàng phù hợp, hãy cố gắng trả lời cho câu hỏi: “Mở cửa hàng văn phòng phẩm cần những gì?” và bắt đầu lên danh sách văn phòng phẩm cần mua để có thể lựa chọn nguồn hàng tốt nhất.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nhãn hiệu nổi tiếng và hàng hóa được ưa chuộng trên thị trường như: Máy tính Casio, Đông A, Văn phòng phẩm GSTAR, bút viết UNI, văn phòng phẩm Deli, tập vở Tương Lai (Future Book), tập vở Hải Tiến,… Bút Thiên Long, file bìa hồ sơ Flexoffice của tập đoàn Thiên Long.

Hãy yên tâm vì đội ngũ nhân viên thị trường của các hãng lớn luôn sẵn sàng phục vụ cửa hàng đại lý của họ. Ngoài ra, giới trẻ còn ưu chuộng những đồ dùng sách, vở,… đẹp và dễ thương. Bạn có thể tìm nguồn hàng này trên Hàng Mã hoặc văn phòng phẩm Hàn Quốc.

Cùng với đó, chủ kinh doanh có thể tham khảo các nguồn hàng văn phòng phẩm từ các thương hiệu lớn để đảm bảo chất lượng sản phẩm cùng các chính sách nhập hàng giá sỉ, giúp giảm thiểu tối đa chi phí nhập hàng. Tùy vào mô hình kinh doanh, bạn có thể lựa chọn các địa chỉ nhập hàng phù hợp. Đặc biệt với một số cửa hàng văn phòng phẩm kết hợp quà tặng, phụ kiện, chủ kinh doanh có thể mua văn phòng phẩm online hoặc mua trực tiếp tại cửa hàng phụ kiện khác với giá sỉ.

* Công thức khi nhập hàng văn phòng phẩm mà chủ cửa hàng có thể tham khảo:

• Sách giáo khoa, sách tham khảo… : 50%
• Bút viết, đồ dùng học sinh: 7%
• File bìa hồ sơ và đồ dùng văn phòng: 8%
• Quà lưu niệm: 20%
• Đồ chơi trẻ em và các đồ lưu niệm khác: 15%

7. Trang trí cửa hàng

Nếu là cửa hàng bán văn phòng phẩm nhỏ lẻ thì cách bài trí sản phẩm sẽ rất cần thiết và quan trọng. Bạn cần thiết kế tủ kệ phù hợp để trưng bày, đảm bảo mục tiêu dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ  mua.

Đối với việc mở văn phòng phẩm nhỏ, cách bố trí cửa hàng văn phòng phẩm có thể bắt đầu với 2 giá chạy dài bên cạnh tường nhà, một giá ở đằng sau, và một giá ở giữa nhà, tùy diện tích, bạn có thể để thành nhiều giá nhưng mỗi giá các bạn lên để tầm 1.5m- 2m để tiện cho việc di chuyển hay thay đổi sau này.

Tủ kính đựng văn phòng phẩm có thể để ở giữa nhà hoặc trước cửa. Hãy tận dụng không gian bài trí giúp khách hàng cảm thấy thoải mái mà vẫn đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm sản phẩm.

Luôn sắp xếp, quản lý sản phẩm khoa học và hợp lý

Hãy phân chia các khu vực sách và dụng cụ học tập, văn phòng phẩm riêng. Bởi riêng với sách vở, hãy phân loại thật rõ ràng theo từng danh mục, loại sách để đảm bảo khách hàng của bạn có thể dễ dàng tìm kiếm cũng như kích cầu một cách tốt nhất. Tương tự khu vực dụng cụ học tập và văn phòng phẩm cũng cần được phân chia thật rõ ràng. Không chỉ giúp khách hàng giảm thiểu thời gian lựa chọn mà còn giúp chủ cửa hàng dễ dàng quản lý sản phẩm bày bán cũng như tồn kho chính xác hơn. Giảm thiểu tối đa thất thoát, lệch tồn trong quá trình kinh doanh. Nếu bạn đang kinh doanh một cửa hàng văn phòng phẩm kết hợp bán đồ lưu niệm, khu vui chơi hay nhu yếu phẩm thì hãy chú ý về việc sắp xếp để đảm bảo khách hàng có thể chủ động trong việc lựa chọn của mình. Không cần quá cầu kỳ như nhiều mô hình kinh doanh khác. Với mở cửa hàng văn phòng phẩm, hãy cố gắng để đảm bảo sự tiện lợi tốt nhất cho khách hàng của mình.

8. Quản lý cửa hàng văn phòng phẩm

Quan tâm đến trải nghiệm khách hàng: Lưu ý một điều là, khi mở cửa hàng văn phòng phẩm nhỏ vẫn nên quan tâm đến địa điểm đỗ, gửi xe cho khách. Khách mua sách, đồ văn phòng phẩm thường là học sinh, hoặc phụ huynh chở con đi mua sắm. Vì vậy, hãy cố gắng để lựa chọn các vị trí trung tâm dân cư, gần các trường học, khu cơ quan.

Luôn sắp xếp, quản lý văn phòng phẩm khoa học: Việc sắp xếp văn phòng phẩm hợp lý, khoa học không chỉ giúp khách hàng thuận lợi hơn trong việc tìm mua sản phẩm mà còn mang lại khả năng kích cầu cũng như kiểm soát hàng hóa một cách tốt nhất. Kiểm soát tồn kho, xuất nhập: Luôn kiểm soát các mặt hàng trong kho cùng hàng bày bán và nhập xuất bằng các công cụ chuyên nghiệp để đảm bảo không gây ra các vấn đề thất thoát không đáng có.

Khi kinh doanh văn phòng phẩm, để thuận tiện hơn trong việc bán hàng và quản lý hàng hóa, một phần mềm quản lý cửa hàng văn phòng phẩm có thể giúp bạn quản lý việc bán hàng, tồn kho cũng như nhập xuất hàng hiệu quả, chính xác và giảm thiểu tối đa công sức, thời gian, tổn thất.